Statuts
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TABLE DES MATIÈRES |
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1. NOM et LIEU |
6. QUESTIONS FINANCIÈRES |
11. COMITÉS 15. ANNEXES |
STATUTS
de l'
ASSOCIATION OF MUNICIPAL ADMINISTRATORS OF NB/
ASSOCIATION DES ADMINISTRATEURS MUNICIPAUX DU NB
Note: L'utilisation du masculin n'a que pour unique but d'alléger le texte et comprend le féminin.
(1) L'Association bilingue a pour nom « Association des administrateurs municipaux du Nouveau-Brunswick » ou « AAMNB » en français et « Association of Municipal Administrators of New Brunswick » ou « AMANB » en anglais.
(2) Le siège social de l'organisation de l'Association est établi au Nouveau-Brunswick au bureau du directeur général de l'Association, à moins de désignation contraire par le conseil d'administration.
« Association » désigne l'« Association des administrateurs municipaux du Nouveau-Brunswick » ou « Association of Municipal Administrators of New Brunswick ».
« conseil » désigne le conseil d'administration de l'Association, dûment élu conformément aux statuts.
« code de déontologie » désigne le code adopté par tous les membres de l'Association, qui établit les attentes en matière de conduite de leur part.
« administrateur » ou « administrateur régional » désigne un membre du conseil d'administration de l'Association, dûment élu conformément aux statuts.
« comité exécutif » désigne un comité du conseil d'administration formé du président, du vice-président, du trésorier-secrétaire, du président sortant immédiat et du directeur général (en tant qu'administrateur) de l'Association.
« directeur général » désigne le cadre supérieur de l'Association, qui est nommé par le conseil d'administrateur et qui est chargé de l'administration générale de l'Association, conformément à la description d'emploi adoptée par le conseil.
« dirigeant » désigne un dirigeant dûment élu de l'Association, conformément aux statuts.
« région(s) » désigne les neuf (9) régions et les membres réguliers qui sont présentés à l'annexe A ci-jointe et faisant partie des présents statuts.
Être une association professionnelle non partisane qui se consacre à l'excellence dans l'administration municipale par le perfectionnement professionnel, l'échange de renseignements et d'idées et des partenariats avec les autres organismes qui ont pour objectif de travailler en vue de l'amélioration des gouvernements locaux au Nouveau-Brunswick.
(1) Les objectifs de l'Association sont :
-de promouvoir le professionnalisme et le leadership dans l'administration municipale par l'éducation et le perfectionnement professionnel de ses membres.
-de travailler en vue de l'amélioration continue de l'administration municipale au Nouveau-Brunswick.
-d'encourager les membres à assumer leurs responsabilités avec professionnalisme, diligence, éthique et intégrité.
-de promouvoir l'échange d'idées et de renseignements parmi les membres de l'Association par la création d'un centre de ressources en ligne, une liste de diffusion, ainsi que par la tenue de réunions régionales semestrielles.
-d'établir des relations avec les organismes municipaux dont les objectifs visent l'amélioration des gouvernements locaux.
(2) L'Association est un organisme sans but lucratif, et personne ne peut tirer profit d'une partie de ses gains ou de son revenu, ni aucun dirigeant, membre ou employé de l'Association ne doit tirer des gains financiers des activités de celle-ci, à l'exception d'une rémunération raisonnable pour des services rendus pour le compte de l'Association.
(3) L'Association est bilingue et le français et l'anglais sont ses langues officielles.
(1) L'Association est constituée des membres suivants :
a) des membres RÉGULIERS qui sont employés d'une municipalité, d'une communauté rurale, municipalité régionale ou commission de services régionaux et exerçant des fonctions de gestion générales;
b) des membres du GOUVERNEMENT qui peuvent être des personnes ayant des connaissances, une expérience ou un intérêt particulier dans une phase de l'administration municipale et font partie du personnel de la province du Nouveau-Brunswick;
c) des membres ASSOCIÉS qui peuvent être des personnes ayant des connaissances, une expérience ou un intérêt particulier dans une phase de l'administration municipale ou services municipaux dans un organisme sans but lucratif ou un établissement d'enseignement qui s'intéresse au domaine de l'administration municipale ou des services municipaux et dont le conseil d'administration a approuvé l'adhésion.
d) des membres HONORAIRES, qui sont des personnes de renom et éminentes ayant apporté une contribution importante au domaine de l'administration municipale et dont le conseil d'administration a approuvé l'adhésion.
e) des membres À VIE qui sont des membres qui se sont retirés du domaine de l'administration et qui ont été membres en règle pendant au moins dix ans et dont le conseil d'administration a approuvé l'adhésion.
f) des membres AMIS de l'Association qui peuvent être des anciens employés/collègues qui ont quitté et poursuivi d'autres carrières et souhaitent rester en contact avec l'AAMNB. Doit être approuvé par le conseil d'administration.
La classification des membres est décrite à l'annexe B ci-jointe et faisant partie des présents statuts.
(2) Les membres réguliers sont approuvés par le directeur général et ratifiés par le conseil d'administration. Lorsque ce n'est pas clair si un demandeur réunit les conditions d'adhésion, le conseil d'administration examinera/approuvera la demande d'adhésion.
(3) Tout membre, à son admission et au paiement de sa cotisation (s'il y a lieu), consent à respecter les statuts et le code de déontologie de l'Association.
(4) Seuls les membres réguliers en règle ont le droit de voter, d'occuper un poste et de siéger au comité exécutif ou au conseil d'administration.
(5) La classification des membres est décrite à l'annexe B ci-jointe et faisant partie des présents statuts.
(1) L'exercice financier de l'Association va du 1er avril au 31 mars.
(2) Le montant de la cotisation annuelle est fixé par le conseil et approuvé lors de l'assemblée générale annuelle de l'Association.
(3) Le directeur général envoie les factures pour la cotisation avant la fin de l'année financière, le 31 mars.
(4) La cotisation est due et payable au plus tard le 1er juillet d'une année donnée. Un membre qui ne s'est pas acquitté de sa cotisation en date du 1er août d'une année donnée est suspendu de l'Association et peut seulement être rétabli par le trésorier au paiement de tous les arriérés de cotisation dus à l'Association.
(1) Aux fins de l'AAMNB/AMANB, la province du Nouveau-Brunswick est divisée en neuf (9) régions comme il est précisé à l'annexe A ci-jointe et faisant partie des présents statuts.
(2) Chaque région a un administrateur régional élu au conseil. Un administrateur régional est élu à partir de chaque région par les membres de la région en question, et doit être un membre régulier en règle de l'Association.
(3) Conformément à l'article 8(4)a) des présents statuts, le mandat de l'administrateur régional est de trois (3) ans et il ne peut dépasser trois (3) mandats consécutifs.
(4) Les administrateurs régionaux tiennent au moins deux réunions ou séances de discussion régionales chaque année, que ce soit en personne, par conférence téléphonique ou par communication électronique entre ses membres. Ils tiennent aussi une réunion régionale supplémentaire, en personne, durant la conférence annuelle.
(5) Les administrateurs régionaux ont les fonctions/responsabilités suivantes à l'intérieur de leur région :
a) servent de ressource auprès des membres;
b) offrent un soutien par les pairs aux membres, en particulier les nouveaux membres;
c) font la promotion des avantages de l'AAMNB auprès des membres actuels et potentiels;
d) s'assurent que les membres connaissent la mission, les buts et les objectifs de l'Association;
e) partagent l'ordre du jour avec les membres régionaux avant la réunion du conseil afin de recueillir leurs commentaires et/ou de soumettre leurs préoccupations;
f) partagent un résumé, dressé par le directeur général, de la réunion du conseil dans un délai raisonnable suivant la réunion du conseil et partagent le procès-verbal de la réunion du conseil après son approbation;
g) voient à informer les membres régionaux des décisions, des initiatives et des possibilités de formation de l'AAMNB;
h) partagent l'information sur les avancées dans le domaine de l'administration municipale;
i) observent les politiques sur les conflits d'intérêts et la confidentialité;
j) transmettent les suggestions, préoccupations et recommandations de la région au conseil d'administration ou au comité exécutif;
k) siègent au comité de planification de l'AGA lorsque leur région respective est la région hôte de l'assemblée générale annuelle;
l) font la promotion des ateliers et des conférences organisés par l'Association et y assistent, en fonction du temps disponible.
(6) Les administrateurs régionaux ne se livrent à aucune activité qui sont du ressort de l'Association sans l'approbation du conseil. Ils ne livrent à aucune activité qui contrevient aux objectifs globaux de l'Association ou ne les appuie pas.
(1) Tous les membres réguliers en règle ont le droit de siéger au conseil. Les rôles et les responsabilités des administrateurs régionaux et des dirigeants sont énoncés dans les descriptions de travail approuvées par le conseil d'administration.
(2) Le conseil d'administration régit les affaires de l'Association et supervise, contrôle et dirige toutes ses activités. Le conseil poursuit activement la réalisation de la mission et des objectifs de l'Association et peut adopter des règles, des règlements et des politiques pour la conduite des affaires de l'Association, y compris, entre autres :
a) conclure les contrats, exercer les pouvoirs et prendre les mesures dont l'autorisation découle de ses objectifs;
b) régir l'admission des membres, les conditions d'adhésion et la résiliation de l'adhésion;
c) diriger et réglementer les activités, la gestion et le contrôle de l'Association et toutes ses activités;
d) nommer les comités pour favoriser la réalisation de la mission et des objectifs de l'Association;
e) autoriser les membres réguliers à siéger comme représentants de l'Association aux groupes de consultation, comités ou autres groupes qui avantageront l'Association;
f) recommander le budget annuel de l'Association à l'approbation de ses membres à l'assemblée générale annuelle;
g) recommander la sélection annuelle des vérificateurs de l'Association à l'approbation de ses membres à l'assemblée générale annuelle;
h) fixer la cotisation et autres droits;
i) sans limiter sa responsabilité générale, nommer un directeur général qui est chargé de l'administration générale des affaires de l'Association.
(3) Le comité exécutif du conseil d'administration de l'Association est formé :
a) du président, dont le mandat est de deux ans;
b) du vice-président, dont le mandat est de deux ans;
c) du président sortant immédiat, membre d'office, dont le mandat est de deux ans;
d) du trésorier, dont le mandat est de deux ans;
e) du secrétaire, dont le mandat est de deux ans.
f) du directeur général de l'AAMNB (en tant qu'administrateur)
(4) Le conseil d'administration se compose :
a) d'un administrateur régional représentant chaque région (9 en tout), dont le mandat est de trois (3) ans. Les administrateurs régionaux ne peuvent remplir plus de trois (3) mandats consécutifs.
b) du président du comité de formation, qui ne peut remplir plus de trois (3) mandats consécutifs.
c) d'un directeur (membre d'office), du ministère et portefeuille responsables des gouvernements locaux ou d'autres personnes-ressources, selon ce que le conseil d'administration juge nécessaire.
d) d’un directeur représentant les commissions des services régionaux;
e) d'un ou de deux administrateurs de plus que le président peut ajouter au conseil afin de corriger les déséquilibres dans la représentation des cités, villes, villages ou communautés rurales.
f) des directeurs généraux des autres associations municipales qui peuvent être invités à titre de membres d'office à informer le conseil au sujet des activités de leur association.
(5) Le comité des candidatures fait un effort vigoureux pour s'assurer que le président et le vice-président sont représentatifs des deux groupes linguistiques.
(6) Le comité exécutif peut déclarer un poste vacant lorsqu'un membre du conseil s'absente de trois réunions consécutives ou plus du conseil.
(7) Lorsqu'un poste est vacant au sein du conseil d'administration avant la fin du mandat du membre, le président, sur approbation du comité exécutif, nomme immédiatement un membre régulier en règle pour occuper ce poste jusqu'à la prochaine assemblée générale annuelle. Si le président libère son poste avant la fin de son mandat, le vice-président lui succède immédiatement pour le reste de son mandat. Si le poste de vice-président devient vacant avant la fin du mandat, le conseil élit un vice-président en son sein pour le reste du mandat.
(1) Chaque administrateur ou dirigeant occupe son poste sous la protection de l'Association. L'Association indemnise chaque administrateur et chaque dirigeant pour tous les frais et toutes les charges qui découlent de tout ce qu'ils font pour remplir leur rôle dans l'Association. L'Association ne protège aucun administrateur ou dirigeant qui commet un acte frauduleux, malhonnête ou de mauvaise foi.
(2) Aucun administrateur ou dirigeant n'est responsable des actes d'aucun autre administrateur, dirigeant ou employé. Aucun administrateur ou dirigeant n'est responsable d'une quelconque perte ou d'un quelconque dommage occa-sionné par une faillite, une insolvabilité ou un acte fautif émanant de toute personne, entreprise ou corporation qui fait affaire avec l'Association. Aucun administrateur ou dirigeant n'est responsable d'une quelconque perte occasionnée par une méprise ou une erreur de jugement ou un acte réalisé dans le cadre de ses fonctions au sein de l'Association à moins d'avoir agi frauduleusement, malhonnêtement ou de mauvaise foi.
(3) Les administrateurs ou les dirigeants peuvent invoquer l'exactitude de toutes les déclarations ou de tous les rapports préparés par le vérificateur de l'Association. Ils ne sont pas responsables d'une quelconque perte ou d'un quelconque dommage qui résulte d'une action prise en se fiant à ces déclarations et ces rapports.
Conseil d'administration
(1) Le conseil se réunit au moins chaque trimestre aux dates et aux lieux fixés par le président et en ayant recours à n'importe quelles méthodes de communication que celui-ci choisit, à condition que ces méthodes soient acceptables pour la majorité du conseil.
(2) Les avis de convocation aux réunions du conseil sont transmis à tous les administrateurs au moins sept (7) jours avant la réunion ou au besoin avec l'approbation du conseil. Si le conseil organise des réunions ordinaires à des heures et des jours précis au cours de n'importe quel mois, aucun avis de convocation n'est requis.
(3) Pour que les questions soient examinées de façon valide, la présence d'une majorité simple du conseil d'administration, dont au moins un (1) membre du comité exécutif, est requise aux réunions du conseil d'administration. Si le quorum n'est pas formé, aucune autre question ne peut être examinée, si ce n'est pour fixer la date de la prochaine réunion. Il faut alors convoquer une nouvelle réunion et transmettre un avis en bonne et due forme pour la prochaine réunion.
(4) Toutes les questions sont tranchées à la majorité des voix exprimées. En cas de partage des voix, la motion est rejetée et ne peut être mise aux voix à nouveau que lors de la prochaine réunion du conseil. Tous les membres votants ont les mêmes droits de vote.
Conférence annuelle et assemblée générale annuelle
(1) La conférence annuelle de l'Association se tient à la date ou aux dates et au lieu convenus par le conseil d'administration. Les membres doivent être avisés par écrit de la tenue de cette conférence au moins quatre (4) mois à l'avance.
(2) Le conseil d'administration peut déléguer la planification de la conférence annuelle et de l'assemblée générale annuelle à un comité de planification formé de l'administrateur régional et du directeur général, des représentants de la collectivité hôte, des municipalités et des communautés rurales à l'intérieur de la région hôte. Le comité de planification est responsable devant le conseil d'administration et doit fournir des mises à jour régulières. Après la clôture de la conférence, le comité de planification soumet au conseil un état des recettes et des dépenses.
(3) Les droits d'inscription à la conférence annuelle sont fixés par le conseil d'administration de l'Association et le montant de ces droits est communiqué aux membres lorsque l'avis de l'ordre du jour de la conférence annuelle leur est envoyé. Chaque année, tous les membres paient les droits d'inscription au trésorier, chaque année, au début de la conférence annuelle ou avant cette date.
(4) Tous les membres réguliers en règle ont le droit de voter sur n'importe quelle question à l'assemblée générale annuelle. Une majorité simple des membres présents forme le quorum. Si le quorum est atteint à l'ouverture de l'AGA, les membres présents peuvent poursuivre les travaux de l'assemblée même si le quorum n'est pas atteint pendant toute la durée de l'assemblée.
Comité exécutif
(1) Le comité exécutif comprend le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, le président sortant immédiat et le directeur général (en tant qu'administrateur).
(2) Sous réserve des règlements imposés par le conseil entre ses réunions, le comité exécutif peut exercer tous les pouvoirs du conseil dans la gestion et la direction des affaires de l'Association (sauf les fonctions que le conseil doit remplir en vertu de la loi). Il peut fonctionner de toute manière qu'il juge être dans l'intérêt de l'Association lorsque le conseil ne lui a pas donné de directives précises.
(3) Le comité exécutif se réunit au lieu et de la manière qui convient à l'ordre du jour, y compris par téléconférence ou au moyen de communications par courrier électronique. Il consigne les mesures prises et doit les soumettre aussitôt que possible à la ratification du conseil. Sous réserve des règlements imposés par le conseil, le comité exécutif a le pouvoir de fixer son quorum à au moins la majorité de ses membres et peut établir ses propres règles de procédure.
Comité des candidatures
(1) Le comité des candidatures comprend le président sortant immédiat et deux (2) autres membres réguliers en règle, qui ne cherchent pas à se porter candidats, nommés par le conseil.
(2) Le comité des candidatures voit à préparer les candidatures aux postes de dirigeants et d'administrateurs régionaux du conseil d'administration et celles des autres personnes-ressources que le conseil d'administration estime nécessaires. Les membres du conseil d'administration sont en fonction jusqu'à la clôture de la conférence annuelle au cours de l'année où leur mandat expire. Les élections, au besoin, se tiennent lors de l'assemblée générale annuelle.
(3) Le comité des candidatures présente ses candidats au directeur général avant leur présentation par le président sortant immédiat à l'assemblée générale annuelle. Tout membre régulier en règle peut proposer d'autres candidats à un poste élu au conseil d'administration à l'assemblée générale annuelle. Lorsqu'il y a plus d'un candidat qualifié à un poste élu, les élections ont lieu au scrutin secret.
Comité de formation
(1) Le conseil nomme, chaque année, le comité de formation qui se réunit au moins chaque trimestre et qui comprend au moins cinq (5) membres réguliers et est représentatif des deux groupes linguistiques et de toutes les régions géographiques du Nouveau-Brunswick. Le vice-président siège comme membre du comité.
(2) Le mandat du comité de formation est déterminé par le conseil d'administration et décrit dans l'annexe C jointe au présent document et faisant partie intégrante des statuts.
(3) Le directeur général aide le comité de formation à dresser la liste des récipiendaires, déterminés par le comité, des prix de reconnaissance de longs services, des prix d'accréditation, des certificats de formation et du prix Thomas Everett (s'il y a lieu), en vue de sa présentation au banquet lors de la conférence annuelle.
Comité d'accréditation
(1) Le conseil nomme, chaque année, le comité d'accréditation qui comprend le président du comité de formation, le président sortant, un membre à la retraite et une personne du secteur académique. Le directeur général siège en tant que registraire. Le comité d'accréditation est responsable d'examiner les demandes d'accréditation professionnelle et de formuler une recommandation à l'approbation du conseil. Le conseil peut prescrire, au moyen de politiques, le fonctionnement du comité d'accréditation, dont les exigences en matière d'obligation de rendre compte et de rapports.
Comités ad hoc
(1) À sa discrétion, le président peut nommer des comités ad hoc, avec l'approbation du conseil qui peut prescrire, au moyen de politiques, le fonctionnement d'un comité ad hoc, dont les exigences en matière d'obligation de rendre compte et de rapports.
(1) Les modifications aux présents statuts peuvent seulement être apportées lors de l'assemblée générale annuelle ou d'une assemblée générale extraordinaire. Tout membre désirant apporter une modification aux statuts doit soumettre la modification qu'il propose par écrit au directeur général, qui fournira à chaque membre de l'Association une copie de la modification proposée, au moins quatre (4) semaines avant l'assemblée générale annuelle ou l'assemblée générale extraordinaire.
(2) Pour l'adoption d'une modification, il faut obtenir un vote à la majorité simple des membres présents et ayant le droit de voter à une telle assemblée.
Toute question de procédure, non spécifiquement prévue, est tranchée par le président en s'en remettant à l'édition la plus récente des Robert's Rules of Order et du Code Morin.
Le 17 septembre 2020. Mise à jour le 7 octobre, 2021
Annexe A : Liste des régions et des membres de l'AAMNB
Annexe B : Classification des membres
Annexe C : Mandat du Comité de Formation
Annexe A
Liste des régions, municipalités et commissions de services régionaux
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Région 1 Drummond
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Région 2 Aroostook |
Région 3 Cambridge-Narrows |
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Région 4 Blacks Harbour |
Région 5 Alma |
Région 6 Blackville |
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Région 7 Bas-Caraquet |
Région 8 Atholville |
Région 9 Beaubassin-Est |
Mise-à-jour le 17 novembre 2021